Come conservare ed archiviare i documenti

22 09 2018
Maria Capogrossi

1/6 – Introduzione

La conservazione e l’archiviazione dei documenti, ad un certo punto, diventa necessaria per non rischiare di finire sommersi sotto a una serie di fogli di carta che, nella maggior parte dei casi, contribuiscono a rendere più disordinata l’intera abitazione. Non rimandate a domani quello che potreste fare oggi: per mettere in ordine la posta, le bollette, le fatture e quanto altro vi sia di cartaceo, basterà solo avere un po’ di pazienza e partire da una strategia valida. In questa guida vogliamo appunto illustrarvi come conservare ed archiviare in modo ordinato tutti i documenti.

2/6 Occorrente

Armadio
Mobile basso
Scaffale di ferro
Cartelline trasparenti
Raccoglitori con anelli
Pennarelli colorati

3/6 – Scegliere un luogo adatto

Parola d’ordine, dunque, innanzitutto, “strategia”. Per prima cosa dovrete scegliere un luogo adatto della casa dove riporre tutti i documenti: il consiglio è quello di optare per un armadio, un mobile basso o uno scaffale di ferro, esattamente come quello che si vede all’interno di tanti uffici. La cosa principale da fare è quella di collocare tutti ma proprio tutti i tipi di documenti all’interno di questo spazio, in modo da non diventare matti quando occorrerà ritrovare qualche documento di cui dovessimo avere urgentemente bisogno. Dal momento che (per motivi di legge) occorrerà conservare tanti documenti nel corso degli anni, vi consigliamo di scegliere in ogni caso uno spazio e un luogo piuttosto ampio.

4/6 – Dividere i documenti

Dopo aver dunque scelto il luogo e soprattutto l’oggetto che dovrà contenere i vostri documenti, occorrerà decidere una strategia vincente per catalogarli in modo razionale ed ordinato. Il consiglio è dunque quello di dividere i vari documenti, riservando uno spazio interamente dedicato ai documenti bancari, a quelli della propria busta paga, alle tasse, al telefono, gas e luce. E poi, ancora, alla casa, alle spese di tipo medico e al fisco. Pensate infine anche a uno spazio per le pratiche automobilistiche, come quelle relative al pagamento del bollo e dell’assicurazione auto. Ora passiamo a vedere con quali strumenti può essere utile archiviare i vari documenti.

5/6 – Archiviare i documenti

Il momento dell’archiviazione di un documento sarà fondamentale, perché, se riuscirete ad organizzare il tutto con ordine e razionalità, vi sarà poi molto semplice ritrovare quella determinata documentazione, senza impazzire per cercarla in tutta casa. Dunque archiviate i vostri documenti servendovi di speciali raccoglitori provvisti di anelli. Oppure, in alternativa, potreste utilizzare delle pratiche cartelle trasparenti. Ogni documento così raccolto, dovrà poi prevedere una intestazione (da realizzare con penne o pennarelli colorati) che indichi in modo chiaro l’oggetto della documentazione (ad esempio, casa, bollette luce, gas, fisco e così via). All’interno di ciascun faldone, i documenti dovranno essere catalogati per anno. Il consiglio è anche quello di appuntare in modo visibile, su ciascun foglio, la scadenza del documento (nel caso si tratti di una bolletta). Se si desiderasse infine essere ancora più originali e pratici, potreste anche contraddistinguere ogni copertina con una colorazione differente, per comprendere con maggiore immediatezza di quale documento effettivamente si tratti.