Come organizzare e ordinare tutti i documenti cartacei

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Hai bisogno di organizzare e ordinare tutti i documenti cartacei che stanno invadendo il tuo spazio? Non sai da dove iniziare? Vorresti dare un senso logico a tutti quei faldoni, cartelline e fogli che ormai sono sparsi ovunque? Quando si ha a che fare con i documenti cartacei, si va incontro al rischio si spargerli ovunque e di conseguenza non riuscire a trovarli più, perché conservati in chi sa quale cartellina, faldone o busta. A tale proposito, con questa breve e semplicissima guida ti sarà illustrato come ordinare tutti i documenti cartacei in modo sistematico e semplice (ma soprattutto molto pratico per te stesso).

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Occorrente

  • raccoglitori
  • etichette
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Iniziamo con la separazione dei documenti, ordinandoli o in modo alfabetico o in modo numerico, a seconda delle nostre esigenze. Arrivati a questo punto vi è la scelta dei contenitori che spetta a voi, quindi vi sono raccoglitori classici come ottima soluzione, meglio ancora vi è la soluzione che prevede una diversa colorazione ancor più facile da individuare. Molto importante è che riportino sul dorso una buona etichetta abbastanza grande sulla quale scrivere chiaramente.

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Un'ulteriore operazione consigliata, ma non meno importante, prima di riporre i nostri documenti occorre una scritta identificativa sul raccoglitore che si è scelto. La prima scritta che ogni raccoglitore deve riportare, è l’intestazione della ditta preferibilmente in caratteri cubitali e in stampatello. Non occorre ovviamente prodigarsi troppo come ad esempio scrivere vari indirizzi e tutte quelle informazioni che vengono riportate nei documenti inseriti. Basta la denominazione, come ad esempio ENEL, GARANZIE, AVVISI ecc ecc. Importante che sia concisa ed a caratteri grandi e netti infatti.

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In conclusione salvo rare eccezioni, qualsiasi documento va organizzato in ordine numerico o in ordine alfabetico, quindi se ci occorre una catalogazione numerica i documenti andranno inseriti nei nostri raccoglitori con il numero 1 che va messo per ultimo ovvero infondo, anche per un criterio anche cronologico in modo da avere sotto mano tutti i documenti più recenti. Diversamente invece per un ordine alfabetico la lettera A sarà la prima anche per un aiuto visivo, per facilitare la memoria e quindi una ricerca molto più veloce e fluida. Stesso criterio va applicato ai raccoglitori che andranno riposti con il numero 1 infondo e per quanto riguarda una catalogazione alfabetica la lettera A per prima.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • fotocopiare fax e scontrini in quanto in breve tempo perdono colore

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